Les candidatures devront être envoyées à l’adresse email:  protocolassistant@courtecowas.org

APERÇU DES TACHES

Aider le Chef du Service Conférence et Protocole à fournir des services de conférence et de protocole au sein de la Cour.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

• ·      Assister le Chef du Service Conférence et Protocole à prendre toutes les dispositions logistiques nécessaires dans l’organisation des sessions plénières, des réunions de comités et des réunions internes du management ainsi que d’autres conférences de la Cour.
• ·      Aider à faire des réservations d’hôtel dans le cadre des réunions susmentionnées.
• ·      Aider à aménager les salles de réunion selon le protocole de l’événement.
• ·      Aider à mettre en place les services de restauration et des rafraîchissements pendant les sessions et les réunions de la Cour.
• ·      Aider à prendre des dispositions pour la distribution des documents pendant les sessions et les réunions.
• ·      Aider à mobiliser les hôtesses et autre personnel d’appui pour l’accomplissement des tâches ci-dessus.
• ·      S’acquitter de toute autre tâche à lui confiée les supérieurs hiérarchiques.
• ·      Aider à organiser les voyages des membres de la Cour et du personnel, y compris la demande des visas et l’achat des billets.
• ·      Aider à accueillir les membres de la Cour, les invités et les membres du personnel à leur arrivée ou en transit à l’aéroport et prendre des dispositions pour assurer leur transport et leur hébergement à l’hôtel, si besoin en est.
• ·      Aider au traitement des demandes de laissez-passer/passeport pour les membres de la Cour, les membres du personnel et leurs personnes à charge.
• ·      Aider les fonctionnaires recrutés au plan international pour ce qui est de leur demande de permis de séjour auprès du Service de l’immigration.
• ·      Aider à établir des contacts avec les missions diplomatiques, les ministères et d’autres services, en cas de besoin.
• ·      Aider à organiser des événements tels que des réceptions, des dîners, des cérémonies de remise de prix.
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QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE

Formation :

• ·       Être titulaire d’un Brevet de Technicien Supérieur (BTS/DEUG) ou équivalent dans un domaine connexe, d’une Université reconnue ;
• ·      Posséder au minimum le DEUG en gestion des événements, gestion hôtelière ou tout domaine connexe.

Expériences :

• ·      Justifier d’au moins cinq années d’expérience professionnelle dans le domaine de l’administration, y compris dans les domaines des archives, de la gestion des enregistrements électroniques ou dans un domaine apparenté.

LIMITE D’AGE

• ·     Être âgé de moins de 50 ans.  Cette disposition ne s’applique pas aux candidats internes.

PRINCIPALES COMPETENCES CONCERNANT LA CEDEAO

• ·      Formuler des suggestions sur la base de ses propres observations, qui amélioreront la manière dont le travail est accompli et guideront de manière confiante leur mise en œuvre, tel que prévu.
• ·      Faire montre d’une expérience de travail efficace en tant que membre de l’équipe, animant parfois des discussions et/ou remplaçant d’autres rôles principaux selon les besoins ;
• ·      Être en mesure d’appuyer l’équipe en s’empreignant de ses initiatives, événements et besoins et en assistant les Chefs d’équipe selon les besoins ;
• ·      Être capable de prendre en main sa propre carrière et ses performances et à s’engager régulièrement et de manière indépendante dans des activités d’auto-évaluation (par exemple réflexion personnelle, obtention d’une rétroaction);
• ·      Développer et entretenir les compétences et le savoir-faire nécessaires pour jouer efficacement son rôle (technologies pertinentes, normes professionnelles, réglementations/politiques pertinentes, etc.)
• ·      Avoir une excellente éthique de travail, positivité, motivation, flexibilité et aptitude à résoudre les problèmes dans l’accomplissement des tâches associées au poste ;
• ·      Être capable de prendre des initiatives pour résoudre des problèmes assez courants et formuler des recommandations visant à améliorer la qualité/quantité des services fournis aux clients ;
• ·      Être enclin à aider les autres dans diverses situations présentant un intérêt pour leur propre domaine de travail et à s’adresser à la personne appropriée pour obtenir de l’aide si nécessaire ;
• ·      Faire preuve d’une aptitude à travailler en équipe pour définir les besoins des clients et des intervenants;
• ·      Être en mesure de gérer son propre temps efficacement et respecter les normes de service et les objectifs liés aux responsabilités assignées.
• ·      Comprendre les procédures d’accès aux ressources ou aux services internes pour renforcer la conscience culturelle et chercher activement à améliorer les compétences multiculturelles dans l’interaction avec d’autres personnes d’origine culturelle et linguistique différente, en particulier en Afrique de l’Ouest ;
• ·      Ecouter attentivement les idées, demandes et préoccupations des personnes et comprendre, assimiler et développer les compétences en gestion de la diversité conformément aux règles/politiques de la CEDEAO ;
• ·      Être en mesure de reconnaître les idées préconçues et les stéréotypes de certains groupes et individus et d’adopter avec succès des comportements inclusifs et adaptés à la culture ;
• ·      Avoir une bonne connaissance du mandat de la CEDEAO et de ses fonctions, en particulier celles de ses Institutions/Agences ;
• ·      Avoir une parfaite connaissance des procédures et pratiques de base de la CEDEAO en ce qui concerne les responsabilités attribuées (par exemple, normes et règles) et les outils de travail (par exemple, la technologie) ;
• ·      Être en mesure d’appliquer les normes de la CEDEAO en matière de courrier électronique et d’autres tâches de routine et à tenir des registres et des informations sur les tâches assignées conformément aux lois et règlements ;
• ·      Être en mesure d’appliquer les procédures de la CEDEAO pertinentes aux tâches et de démontrer une compréhension suffisante des systèmes, processus, règles et/ou normes associés pour expliquer leur nécessité et identifier les erreurs et les conséquences.
• ·      Posséder d’excellentes compétences en calcul avec la capacité de collecter, rassembler, classer et résumer des données en suivant des instructions claires et simples ;
• ·      Faire montre d’une aptitude à remettre en cause les procédures établies en vue d’améliorer les résultats et/ou rendements;
• ·      Avoir un sens d’organisation permettant de détecter et de corriger les erreurs et  tenir des dossiers précis d’indicateurs/informations simples;
• ·      Être capable de rassembler et d’organiser des informations et des données de manière simple et compréhensible.
• ·      Être en mesure de fournir des informations précises et complètes aux supérieur/collègues/clients à leur demande, en faisant preuve de jugement, de tact et de diplomatie ;
• ·      Faire montre d’une aptitude à utiliser des ordinateurs avec des compétences avancées en traitement de texte, notamment une connaissance pratique des feuilles de calcul (par exemple, Excel), des réseaux inter/intranet, de la messagerie électronique et des réseaux sociaux ;
• ·      Être capable de lire/écouter et comprendre les instructions assez courantes et de les exécuter avec une supervision limitée ;
• ·      Être en mesure de produire des textes écrits en anglais ou en français clairs, concis, logiques et grammaticalement corrects et posséder les mêmes compétences linguistiques à l’oral ;
• ·      Être en mesure de résoudre les différends avec les autres de manière franche, rapide et directe ;
• ·      Maîtriser l’une des trois langues officielles de la CEDEAO (anglais, français et portugais).
• ·      Pouvoir organiser des tâches semi-routinières pour identifier des solutions à des priorités conflictuelles ou à des incertitudes dans la réalisation de tâches nouvelles ou en évolution ;
• ·      Être en mesure de définir des objectifs de travail et d’identifier les étapes nécessaires pour les atteindre;
• ·      Être en mesure de comprendre et de contribuer à l’atteinte des objectifs de l’équipe ou de l’unité de travail selon les instructions du supérieur hiérarchique ;