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Les candidatures devront être envoyées à l’adresse email: archivistjrap@courtecowas.org
APERÇU DES TÂCHES
Responsable de la collecte, de l’indexation, de la catégorisation et de la gestion des collections permanentes de documents et de dossiers judiciaires à conserver.
RÔLE ET RESPONSABILITÉS
· Préparer les dossiers, en utilisant un processus qui implique leur catalogage et leur préparation pour un accès public.
· Faciliter la numérotation des dossiers et des documents sécurisés du Greffe
· Répondre rapidement aux demandes de documents et de dossiers émanant des juges, du personnel et des chercheurs externes.
· Sécuriser les documents numérisés du Greffe.
· Rédiger une description des documents conservés afin de les retrouver facilement et de créer des archives accessibles pour la recherche.
· Assurer l’inventaire et la collecte de documents tels que : le registre des affaires, les rapports judiciaires, les procès-verbaux, les actes de procédure et les ordonnances, les actes d’exécution, les copies du Journal officiel contenant les avis d’enregistrement et tout le matériel audiovisuel.
· Développer des procédures et des flux de travail pour le répertoire/archive numérique.
· Aider à identifier, évaluer, recommander et mettre en œuvre le matériel et les logiciels appropriés pour la préservation numérique et la numérisation.
· Assurer la liaison avec les greffiers, les greffiers d’audience, les huissiers, le chargé du contrôle des documents, le service et le greffier chargés de l’enregistrement pour évaluer, recommander ou déterminer les matériels et les documents (audio et vidéo) à archiver.
· S’acquitter de toute autre tâche connexe qui pourrait lui être confiée par le Greffier en chef, le Greffier en chef adjoint et le Greffier, le Chef de la division.
QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE
FORMATION:
- Être titulaire au minimum d’une licence en archivistique, bibliothéconomie, art, histoire, délivrée par un institut ou une université de renom.
- Être titulaire d’un diplôme supérieur, d’une maîtrise dans des domaines connexes : Administration publique ou administration de secrétariat, et une certification en matière d’archives et de documentation juridiques constituerait un avantage.
EXPÉRIENCE:
- Avoir trois (3) ans d’expérience professionnelle pertinente, dont deux (2) ans d’expérience internationale pertinente dans le domaine des archives.
- Avoir des connaissances pratiques en archives et documentation juridiques constituerait un atout supplémentaire.
PRINCIPALES COMPÉTENCES CONCERNANT LA CEDEAO
- Être capable de persuader ou d’influencer les autres pour qu’ils considèrent un certain point de vue, adoptent une nouvelle idée ou mettent en œuvre de nouvelles méthodes et pratiques ;
- Être capable de diriger une équipe de stagiaires/juniors et d’insuffler un esprit de travail en équipe afin de mobiliser les employés et de réaliser un ensemble d’activités bien définies ;
- Être apte à respecter la hiérarchie de manière appropriée;
- Être capable de résoudre les problèmes qui se présentent avec un minimum de directives et/ou de recommander et d’expliquer des solutions ou des alternatives pour approbation ;
- Être capable d’utiliser le code d’éthique pour se gérer soi-même, gérer les autres, les informations et les ressources ;
- Être capable d’encadrer les autres et de créer des boucles de rétroaction avec les superviseurs, les collègues et les subordonnés afin d’établir de solides relations de travail et d’améliorer les performances.
- Contribuer au maintien des objectifs et des normes de performance de l’unité organisationnelle.
- Avoir des qualités interpersonnelles et être capable de tenir le client informé de l’avancement ou des difficultés d’un projet en ce qui concerne les délais, la qualité et la quantité ;
- Être capable d’interagir de manière proactive avec les usagers (juristes) et d’établir de solides relations de confiance fondées sur le respect mutuel et des discussions régulières ;
- Être capable d’établir et de maintenir une crédibilité professionnelle auprès des usagers et des parties prenantes en anticipant leurs besoins, en atténuant les problèmes et en équilibrant soigneusement les obligations professionnelles et la nécessité d’être sensible et réceptif à leurs besoins ;
- Être capable de conseiller, d’informer, de consulter et de guider les autres sur des questions relatives aux responsabilités de service des usagers et des juristes et aux normes de service à la clientèle établies ;
- Faire preuve de respect pour les différences culturelles, d’équité et de capacité à établir de bonnes relations avec des personnes d’origines, de nationalités, de sexes, d’ethnies, de races et de religions diverses ;
- Comprendre les divers points de vue culturels, notamment en Afrique de l’Ouest, et être sensible aux différences entre les groupes ;
- Être capable de remettre en question les préjugés et de faire preuve de tolérance et d’empathie ;
- Être capable d’écouter activement, de tenir compte des préoccupations des gens et de faire preuve de jugement, de tact et de diplomatie ;
- Être capable de travailler dans un environnement interactif diversifié et inclusif qui tire profit des diverses forces ;
- Être apte à intégrer les perspectives de genre et assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité;
- Être capable d’encourager, de responsabiliser et de défendre les gens de manière impartiale et transparente.
- Être capable de rechercher les meilleures pratiques pour prendre des décisions organisationnelles pertinentes pour la gestion de la diversité, en s’assurant que les activités de projet et de programme identifient les zones vulnérables et prévoient des contrôles systémiques.
- Avoir connaissance des institutions, ecteurs, progrmmes et politiques de la CEDEAO;
- Connaître les exigences opérationnelles internes de la CEDEAO en matière de programmes, de projets, de services et de systèmes nécessaires à la réalisation des missions et à l’atteinte des objectifs de performance ;
- Connaître les règles et procédures de la CEDEAO liées aux responsabilités assignées et être capable de les expliquer clairement aux autres ;
- Connaître la culture, les structures et les enjeux et priorités de performance de la CEDEAO ayant un impact sur les responsabilités assignées ;
- Connaître les tendances, les indicateurs, les défis et les opportunités de développement des États membres en rapport avec le projet/programme assigné à son poste.
- Être capable d’étudier des données/informations provenant de diverses sources, d’identifier des anomalies, des tendances et des problèmes, de présenter des conclusions et de faire des recommandations ;
- Être capable de décomposer les problèmes ou les processus en éléments clés pour identifier et résoudre les lacunes en matière de service, d’assurance qualité, de conformité et d’objectifs de performance ;
- Connaître et être capable d’appliquer des techniques pour générer des idées créatives et de nouvelles approches pour atteindre les objectifs ;
- Être capable d’utiliser les preuves et la recherche pour informer les politiques et les programmes et identifier les sources d’information pertinentes et appropriées, y compris les parties prenantes, les institutions régionales et/ou les comités internes.
- Démontrer une compétence opérationnelle en informatique en utilisant les outils appropriés ;
- Être capable de faire un usage judicieux des graphiques et des tableaux pour présenter efficacement des données numériques ; rédiger des rapports/propositions techniques semi-complexes et éditer/contrôler des modèles, des lettres, etc.
- Être capable de transmettre des informations de manière claire et concise, de façon succincte et organisée, tant par écrit que verbalement ;
- Démontrer des compétences interpersonnelles, faire des présentations, exprimer des opinions et débattre des idées avec les autres de manière constructive ;
- Être apte à respecter la hiérarchie de manière appropriée;
- Maîtriser les technologies de l’information et de la communication (TIC);
- Maîtriser l’oral et l’écrit dans l’une des langues officielles de la Communauté de la CEDEAO (anglais, français & portugais). Avoir connaissance d’une autre langue serait un atout supplémentaire.
- Être capable d’élaborer et de mettre en œuvre un plan d’action individuel pour atteindre des objectifs professionnels spécifiques ;
- Identifier, organiser et suivre les tâches tout au long du processus pour en faciliter l’exécution ;
- Être capable de contribuer à des projets et/ou de les diriger conformément aux normes et techniques reconnues en matière de gestion de projet, de coordonner les contributions des autres afin de fixer et de respecter les délais ;
- Être capable d’organiser le travail, de fixer des priorités et de travailler dans le respect des délais, en prêtant attention aux détails, aux parties prenantes, aux indicateurs et aux risques ;
- Être capable d’identifier, de collecter et d’évaluer des indicateurs pour suivre les performances et prendre des mesures correctives proactives si nécessaire.
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PROFIL DU POSTE