|
Les candidatures devront être envoyées à l’adresse email: officemanagerp@courtecowas.org
APERÇU DES TÂCHES
Il rend compte au Président de la Cour. Met en œuvre et appuie les activités de communication et de documentation du bureau du Président, qui gère une composante d’un important programme et qui est normalement organisé en plusieurs unités interdépendantes. Soulage le Président de certaines tâches administratives, de la rédaction de rapports et de certains détails de bureau. Assure largement la coordination et le suivi des échéances par délégation.
RÔLE ET RESPONSABILITÉS
- Gestion de l’agenda du supérieur hiérarchique: recevoir et accueillir les visiteurs; organiser et gérer les rendez-vous; tenir le calendrier du supérieur hiérarchique; faire des appels téléphoniques; vérifier les appels entrants pour s’assurer de leur importance et de la possibilité d’y répondre; gérer l’agenda et l’emploi du temps du Président;
- Gestion administrative: organiser des réunions; recevoir, rédiger, saisir et faire le suivi des lettres administratives; réservations de salle de réunion; approvisionner le bureau en fournitures;
- Gestion du courrier: créer un système d’enregistrement des courriers entrants et sortants; assurer l’archivage et le classement des documents; gérer les documents (entrants et sortants, classement des lettres); assurer le suivi des documents soumis à la signature du Directeur;
- Faire preuve d’expérience en traitement de texte en anglais, français et/ou portugais conformément aux normes établies;
- Connaissance et compétence technique pour appliquer les techniques et pratiques de post-édition à la préparation et à la production de documents conformément à la politique de la CEDEAO.
- S’acquitter de toute autre tâche assignée par le supérieur.
QUALIFICATIONS ACADÉMIQUES ET EXPÉRIENCE
Formation:
- Posséder une licence en sciences politiques, en administration publique ou dans un domaine connexe d’une université reconnue ;
Expérience:
- Avoir un minimum de 3 ans d’expérience dans des fonctions à responsabilités croissantes dans le domaine des services administratifs et de secrétariat.
- Fait preuve d’un bon jugement et de la capacité de prendre des décisions raisonnables en l’absence de directives.
- Avoir une connaissance des logiciels connexes et des systèmes de classement ECM pertinents ainsi que des procédures, directives et processus relatifs à la correspondance pour la préparation et l’utilisation de documents administratifs et de modèles.
- Connaitre les services de conférence et de documentation.
- Connaître les politiques et procédures administratives et financières relatives aux services et procédures de conférence dans une organisation gouvernementale ou internationale.
PRINCIPALES COMPÉTENCES SUR LA CEDEAO
- Être capable de se motiver et/ou de motiver les autres à s’engager dans les tâches à accomplir et à les mener à bien ;
- Avoir une expérience avérée dans l’animation de conversations qui apporteront aux participants de nouvelles informations, idées ou prises de conscience ou qui susciteront des réactions ;
- Être capable d’influencer positivement ses collègues lorsqu’ils sont confrontés à des défis et à des problèmes de travail, afin d’aider à déclencher des solutions et à renforcer la confiance ;
- Être apte à respecter la hiérarchie de manière appropriée;
- Être capable de diriger la gestion de sa propre carrière et de ses propres performances et de demander de l’aide/du coaching si nécessaire.
- Avoir de bonnes compétences en matière de service à la clientèle, notamment une attitude positive, une capacité de réflexion créative, une bonne éthique de travail, une expérience du travail en équipe, des compétences en matière de gestion du temps et de la flexibilité ;
- Être capable de prendre des initiatives pour résoudre les problèmes et améliorer la qualité et/ou la quantité du travail en identifiant des solutions alternatives et en discutant de la pertinence/approche avec le superviseur ;
- Avoir un fort désir d’aider les autres et une grande capacité d’empathie pour générer une compréhension mutuelle ;
- Être capable de travailler au sein d’une équipe pour soutenir et répondre aux besoins des clients et des parties prenantes ;
- Être capable de mener plusieurs tâches de front et de respecter les normes et les objectifs de gestion de service à la clientèle/aux parties prenantes en fonction des responsabilités qui lui sont confiées.
- Être capable de percevoir les humeurs et les sentiments d’autres personnes issues de milieux culturels différents, et de comprendre les intérêts, les besoins et les points de vue afin de prévenir ou de régler les malentendus et les plaintes ;
- Avoir une solide capacité à établir de bonnes relations avec des personnes d’origines diverses et une bonne compréhension des multiples différences culturelles, notamment en Afrique de l’Ouest ;
- Être capable d’écouter attentivement les idées, les demandes et les préoccupations des gens et de comprendre et d’internaliser la nécessité de gérer la diversité dans les pratiques quotidiennes sur le lieu de travail ;
- Être apte à intégrer les perspectives de genre et assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d’activité;
- Être capable de tenir compte de la diversité lors de la prestation de services, en répondant aux demandes, en reconnaissant et en abandonnant les idées préconçues et les stéréotypes de certains groupes et individus.
- Avoir une compréhension de base du mandat de l’organisation de la CEDEAO et de ses fonctions ;
- Être capable d’expliquer les programmes et les projets de la CEDEAO en rapport avec les tâches et démontrer une compréhension des données utilisées par le département/institution/agence, notamment en sachant où se trouvent les données dans le système,
- Être en mesure de voir comment les données du système sont liées entre elles et comment les entrées et les modifications de données peuvent avoir un impact sur les données dans d’autres parties du système.
- Connaître les procédures et pratiques de routine de la CEDEAO en rapport avec les responsabilités assignées ;
- Être capable d’appliquer les normes de la CEDEAO en matière d’envoi d’e-mails, de rapports, de correspondance, etc. et d’accepter et de mettre en œuvre les changements selon les instructions.
- Avoir d’excellentes compétences en calcul avec la capacité de collecter, rassembler, classer et résumer des données de manière systématique.
- Avoir démontré sa capacité à aider à mener des activités de recherche primaire et secondaire conformément aux instructions et/ou aux meilleures pratiques en matière de techniques de recherche (par exemple, entretiens, tests, recherche documentaire) ;
- Être capable d’identifier les incohérences dans un raisonnement et d’exprimer clairement ses conclusions ;
- Être capable de faire preuve de créativité et d’initiative pour trouver des solutions alternatives à un problème ;
- Être capable de rassembler, d’analyser et de classer des informations dans une séquence logique.
- Être capable de fournir un retour d’information utile lorsqu’il est demandé et d’utiliser le retour d’information de manière constructive lorsqu’il est donné ;
- Avoir une capacité avérée à utiliser des ordinateurs, avec des compétences supérieures en traitement de texte et une maîtrise de l’utilisation de bases de données (par exemple, Access), de feuilles de calcul (par exemple, Excel), de l’inter/intranet, du courrier électronique et des médias sociaux ;
- Faire preuve de tact, de diplomatie et de compétences interpersonnelles bien développées ;
- Être capable de rédiger des textes précis, clairs et bien organisés ;
- Maîtriser les technologies de l’information et de la communication (TIC);
- Maîtriser l’oral et l’écrit dans l’une des langues officielles de la Communauté de la CEDEAO (anglais, français & portugais). Avoir connaissance d’une autre langue serait un atout supplémentaire.
- Avoir des compétences bien établies en matière de gestion du temps et être capable de prendre des décisions réfléchies/raisonnées concernant son propre travail et d’y donner suite ;
- Être capable d’utiliser des compétences en matière de planification de l’action, de fixer des priorités, de développer des objectifs de travail et d’identifier les étapes nécessaires pour atteindre les objectifs pertinents pour son propre domaine de travail ;
- Être capable de bien travailler et d’atteindre les objectifs des tâches sous pression ou lorsqu’il est exposé à des incertitudes, des défis et/ou des environnements de travail changeants ;
- Être capable de comprendre les objectifs et les plans de l’équipe/unité de travail et d’y contribuer, ainsi que de prendre des décisions collectives.
|
PROFIL DU POSTE